視頻會議前企業應做哪些準備

視頻會議前企業應做哪些準備

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1、 視頻會議分為例會和臨時召開兩種。例會一般定在每周一晚7:30，由銷售部部長主持，各客戶主管、各業務主管及相關人員參加。主要對上周工作進行總結，提出影響工作的問題及建議措施，討論確定本周重點工作安排。通報上周公司內部重大工作安排及重要精神傳達。

2、根據需要隨時召開臨時視頻會議。臨時視頻會議一般應提前1小時通知各參會人員，明確會議的主題及內容。臨時視頻會議旨在解決工作中的突發事件、重大市場變動情況、銷售服務以及技術、質量等處理。臨時視頻會議可根據會議內容決定部分人員參加，如有需要，可邀請相關公司領導、部門人員參加，現場處理解決出現的問題。

3、視頻會議召開前，各參會人員應根據會議主題，提前1個工作日整理、匯總好相關資料，深入分析存在的問題以及需要解決的事項。工作匯報應簡潔、全面，存在的問題應準確、精煉，對問題的分析及措施建議應充分、深刻，確保會議高效召開。

4、視頻會議例會召開前10分鐘，檢查系統的音頻、視頻傳輸是否正常，及時解決問題，確保會議正常召開。如因特殊原因無法參加，需提前向銷售部長請假。

5、 視頻會議會場應保持良好的秩序。在會議召開期間，參會人員應保持會場安靜，不得隨意走動、交談、中途退席，不發言的分會場應將音頻置于靜音狀態。

6、銷售部視頻會議例會應指派專人現場做好會議記錄，各相關業務主管人員應在會前準備好有關資料，對存在的問題應有解決預案，根據會議要求，會議記錄員應于會后1日內整理、下發會議決議，文件管理人員根據文件控制要求督促辦理。

7、會議結束后，各相關人員應按照會議精神及安排，立即組織處理有關問題，安排下一階段工作。如下發決議，要求按照決議的時間、節點嚴格推進。銷售部綜合管理負責根據要求督促檢查落實。

8、參會人員應按照要求提前安排好相關工作，必須準時參會，對無故遲到的，考核個人當月績效3分/次。

9、為保證會議高效，參會人員需按要求提前準備相關資料，對因問題認識不清、原因查找不明、措施不得當導致問題處理延誤、錯失處理良機或造成不利影響，按公司獎懲制度給予責任人違紀通報。

10、視頻會議決議作為會議討論通過的決策事項，具有必須貫徹執行的重要指導性，全體人員必須認真貫徹執行。對未按規定時間、要求落實執行決議的，考核責任人當月績效5分/項，對多次（單月2次）不按要求完成決議或一次多項（單次2項）未按要求完成決議的，考核責任人當月績效30分同時按公司獎懲制度給予四類（含）以上違紀處理。

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